W ostatnich miesiącach przedsiębiorcy — również ci z Włocławka, Brześcia Kujawskiego, Lubrańca czy Kowala — coraz częściej pytają, czy KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, obejmie absolutnie wszystkie firmy. Temat wciąż budzi emocje, bo wprowadzenie centralnego systemu fakturowania to jedna z największych zmian podatkowych ostatniej dekady.
Wielu lokalnych przedsiębiorców — właścicieli sklepów, warsztatów, firm usługowych, gospodarstw rolnych czy niewielkich zakładów — zastanawia się, czy będą musieli zmienić dotychczasowy sposób wystawiania faktur i czy muszą robić to już teraz.
W tym artykule odpowiadam na pytanie: kogo faktycznie obejmie KSeF i od kiedy? Wyjaśniam to w prosty sposób, aby każdy przedsiębiorca mógł przygotować się bez stresu — i bez ryzyka pomyłek.
Czym jest KSeF i dlaczego państwo wprowadza ten system?
Zanim wyjaśnimy, kogo obejmie KSeF, trzeba zrozumieć, czym właściwie jest ten system i po co powstał. Dopiero wtedy można ocenić, jak duże znaczenie będzie mieć dla przedsiębiorców z naszego regionu.
KSeF w skrócie
KSeF to cyfrowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą firmy będą:
- wystawiać faktury,
- odbierać faktury od kontrahentów,
- przechowywać je przez 10 lat,
- udostępniać je księgowości,
- archiwizować dokumenty ustrukturyzowane (XML).
System działa jak rządowy „magazyn faktur”. Dokument nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta — najpierw trafia do KSeF, gdzie otrzymuje numer i dopiero stamtąd może być pobrany.
Samo Ministerstwo Finansów opisuje KSeF jako narzędzie ograniczające błędy i uszczelniające system podatkowy. Nie bez powodu jest to jedna z największych reform VAT od lat.
Więcej o samym systemie można przeczytać w opracowaniu: Krajowy System e-Faktur
Czy wszystkie firmy będą musiały korzystać z KSeF?
To jedno z najpopularniejszych pytań zadawanych przez przedsiębiorców. Odpowiedź jest jednoznaczna — tak, obowiązek dotyczy praktycznie wszystkich. Ale nie od razu.
Kogo obejmie obowiązkowy KSeF?
Zgodnie z najnowszymi regulacjami:
► Od 1 lutego 2026 r.
KSeF obowiązkowy dla firm, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł sprzedaży.
To dotyczy dużych podmiotów — głównie korporacji i największych spółek.
► Od 1 kwietnia 2026 r.
KSeF obejmie wszystkie pozostałe firmy, niezależnie od:
- formy działalności (JDG, spółka z o.o., spółka cywilna, fundacja prowadząca sprzedaż),
- wielkości,
- branży,
- miejsca prowadzenia działalności (również firmy wiejskie i mikroprzedsiębiorcy).
► Kogo dotyczy obowiązek?
- czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT,
- rolników ryczałtowych (w zakresie określonych dokumentów),
- firm sprzedających okazjonalnie,
- lekarzy, fryzjerów, elektryków, warsztatów, sklepów, gastronomii — wszystkich.
To ważne: forma prawna nie ma znaczenia.
Jeśli wystawiasz fakturę — nawet jedną miesięcznie — jesteś objęty KSeF.
Czy są jakieś wyjątki?
Choć katalog wyłączeń jest bardzo wąski, warto wiedzieć, czy dotyczy to również lokalnych firm z Kujaw.
Wyłączenia obejmują m.in.:
- faktury B2C (dla osób prywatnych) — nadal będą dobrowolne,
- paragony z NIP do 450 zł — do końca 2026 r. są uznawane za faktury uproszczone,
- małe firmy do 10 000 zł miesięcznej sprzedaży fakturowanej — do końca 2026 r. nadal mogą wystawiać faktury poza KSeF.
To oznacza, że np. kwiaciarka z gminy Fabianki, która w danym miesiącu wystawia 3 faktury po 2000 zł — może nadal unikać KSeF do końca 2026 r.
Ale uwaga: tylko jeśli nie przekroczy limitu 10 000 zł brutto w miesiącu.
W praktyce wyjątki są krótkotrwałe i dotyczą głównie małych, sporadycznie fakturujących firm.
Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF?
Przedsiębiorcy z Kujaw często pytają, co muszą zrobić, aby „nie oblać egzaminu” w 2026 roku. Na szczęście przygotowanie nie jest skomplikowane.
Krok 1. Zapewnij sobie możliwość logowania
Trzeba mieć:
- profil zaufany,
- e-dowód,
- lub podpis kwalifikowany.
Bez tego nie da się zalogować do KSeF.
Krok 2. Wybierz program do fakturowania, który obsługuje KSeF
To najważniejsza decyzja, bo program będzie łącznikiem między Twoją firmą a systemem państwowym.
Dobrze przygotowany ranking takich narzędzi znajdziesz tutaj: Najlepsze programy do fakturowania
Krok 3. Ustal zasady z księgowością
To księgowa będzie pobierać Twoje faktury zakupowe z systemu — musisz nadać jej uprawnienia.
Krok 4. Przygotuj się organizacyjnie
- przeszkol pracowników,
- usystematyzuj numerację faktur,
- przejrzyj procesy wystawiania dokumentów,
- przygotuj się na brak „faktur z datą wsteczną”.
Czy warto wdrażać KSeF wcześniej, zanim stanie się obowiązkowy?
Choć do 2026 roku jest jeszcze trochę czasu, wielu przedsiębiorców — również na Kujawach — nie chce czekać na ostatni moment.
Dlaczego?
Powody wcześniejszego wdrożenia:
- uniknięcie nerwowej nauki w lutym/kwietniu 2026 r.,
- przygotowanie księgowości,
- testy integracji systemów,
- wypracowanie nowych nawyków,
- sprawdzenie, jak działa tryb offline i tryb awaryjny,
- spokojne przejście na faktury ustrukturyzowane.
Co ważne
Programy takie jak Faktura.pl już od dawna obsługują komunikację z KSeF — dzięki temu przedsiębiorcy mogą przetestować cały proces wcześniej.
Narzędzie dostępne jest tutaj: Program do faktur z KSeF
Podsumowanie — czy wszystkie firmy muszą korzystać z KSeF?
Przepisy nie pozostawiają wątpliwości — tak, KSeF dotyczy praktycznie wszystkim firm w Polsce. Wyjątki są tymczasowe i wygasają do końca 2026 roku.
Od:
- 1 lutego 2026 — obowiązek dla największych firm,
- 1 kwietnia 2026 — obowiązek dla wszystkich pozostałych.
Dlatego już teraz warto zadbać o:
- narzędzie do wystawiania faktur,
- możliwość logowania (profil zaufany / podpis elektroniczny),
- uprawnienia dla księgowości,
- testy nowych procedur.
– Artykuł sponsorowany