Twój biznes w Bydgoszczy rozwija się i towarzyszy temu coraz większa liczba dokumentacji? Pamiętaj, że każdy przedsiębiorca musi ją gromadzić i przechowywać przez określony czas, w zależności od rodzaju dokumentu. Później następuje niszczenie, czyli usunięcie tych zasobów, które nie mają wartości praktycznej i prawnej. Masz świadomość, że dokumenty te powinny być zniszczone zgodnie z wytycznymi ustawodawcy, inaczej grożą Ci wysokie kary administracyjne? Gdzie zrobić to w Bydgoszczy? Tego dowiesz się z naszego artykułu.
Po jakim czasie należy niszczyć dane?
Okresy przechowywania wynikają z przepisów i dla każdego rodzaju dokumentów będą one inne. Jeżeli chodzi o dane pracownicze, ważny jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, a w przypadku tych związanych z ZUS-em – art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Np. przy dokumentach księgowych najczęściej obowiązuje 5 lat, a umowach handlowych – 10 lat.
Trzeba mieć na uwadzę, że czas przechowywania liczy się nie od dnia wystawiania dokumentu, tylko końca roku, w którym go wystawiono.
Jeśli prowadzisz archiwum, musisz pamiętać o obowiązujących terminach przechowywania, a następnie zniszczyć dokumentację w sposób bezpieczny i zgodny z normami. Nie musisz tego jednak robić samodzielnie. Zarówno przechowywanie archiwum, jak i jego niszczenie możesz zlecić oddziałowi firmy Rhenus Office Systems Poland w Bydgoszczy.
Niszczenie dysków w Bydgoszczy z Rhenus Office Systems Poland
Twoim zadaniem jest takie przeprowadzenie tego procesu, aby danych z nośników nie dało się odtworzyć. Na szczęście wykonanie tego obowiązku możesz powierzyć firmie zewnętrznej, np. wspomnianemu już Rhenus Office Systems Poland, który realizuje niszczenie dysków Bydgoszcz w kilku etapach:
- Odbiór nośników – bezpośrednio z Twojej firmy w Bydgoszczy lub okolic. Dyski są specjalnie zabezpieczone;
- Rejestracja nośnika – dzięki systemowi identyfikacji możesz śledzić cały proces od momentu odbioru, przez niszczenie aż po wydanie certyfikatu, który potwierdza wykonanie tego;
- Mechaniczne niszczenie dysków – wykorzystywane są do tego nowoczesne urządzenia, które rozdrabniają dyski na niewielkie elementy, aby odtworzenie danych nie było możliwe;
- Wystawienie certyfikatu – możesz dzięki temu uniknąć sankcji w razie kontroli.
Masz do zniszczenia nie tylko dyski, ale również dokumenty papierowe? Sprawdź, jak to się odbywa.
Niszczenie dokumentów z Rhenus Office Systems Poland
Ta sama firma może się zająć utylizacją papierowej dokumentacji. Dzięki temu masz pewność, że cały proces odbywa się zgodnie z RODO i zachowaniem bezpieczeństwa danych, o czym przeczytasz na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/bydgoszcz/.
Dlaczego warto? Rhenus Office Systems Poland posiada 4 nowoczesne oddziały z wysokowydajnymi instalacjami niszczącymi, w tym jedną w Poznaniu. Ma przygotowanych 10 tys. specjalistycznych pojemników do zbiórki dokumentów – każdy z indywidualnym zamkiem – a do tego flotę 42 pojazdów, które są monitorowane przez GPS. Niszczenie odbywa się na podstawie normy ISO 21964.
Oferta opisana na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow to rozwiązanie, które odciąży Cię od obowiązków związanych z niszczeniem dokumentów i da gwarancję, że proces zostanie zrealizowany zgodnie z prawem.
– Artykuł sponsorowany