Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy już w kolejnym roku. Okazuje się, że uprawnienie do korzystania z systemu można scedować na pracownika, tak aby mógł on wystawiać i odbierać faktury strukturalne w imieniu podatnika. W jaki sposób można uwierzytelnić się w KSeF i nadać uprawnienia innej osobie? Jak ustalić datę wystawienia faktury w KSeF?
Uwierzytelnienie w KSeF
Warto zauważyć, że uwierzytelnienie w KSeF nie jest trudnym zadaniem. Proces ten może odbywać się za pomocą:
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego
- Profilu zaufanego
- Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em
Wybór formy autoryzacji zależny jest od rodzaju firmy. Dodatkowo może to nastąpić poprzez token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych, generowany z systemu. Do tokena można przypisać uprawnienia bez wskazywania danej osoby, dlatego jest to uniwersalne rozwiązanie (nie wymaga podawania danych osobowych). Ustawodawcy umożliwili przeprowadzenie uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur w sposób płatny lub darmowy, bez względu na to, czy chodzi o spółkę, czy osobę fizyczną.
Data wystawienia faktury w KSeF
Jak ustalana jest data wystawienia faktury w KSeF? Przepisy prawne wskazują, że faktura strukturalna uznawana jest za wystawioną z dniem jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie jest jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona! Data wystawienia odnosi się w tym wypadku do pola struktury XML faktury ustrukturyzowanej P_1 – to pole należy uzupełnić w momencie wysyłki faktury do systemu. Z kolei pole Data Wystawienia Fa ma charakter techniczny i jest to generowana data przez system, związana z wytworzeniem faktury. Dzięki temu wiemy, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym oraz data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą się różnić.
Wysyłka faktury do KSeF nie zawsze oznacza, że faktura została wystawiona. W tym celu dokument musi posiadać specjalny numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. Ten numer nadawany jest przez system podczas przetworzenia dokumentu, a to z kolei potwierdzone zostaje UPO – urzędowym poświadczeniem odbioru faktury.
Uprawnienia do KSeF
Jak już wiemy, uprawnienia do KSeF można przekazywać osobom trzecim. Zgodnie z przepisami, uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:
- Wystawiania faktur w ramach tzw. samofakturowania
- Wystawiania lub dostępu do strukturalnych faktur
- Nadawania, odbierania lub zmiany uprawnień do korzystania z KSeF
Te uprawnienia przysługują zarówno podatnikowi, jak i mogą przysługiwać wskazanej osobie fizycznej, np. pracownikowi. Do wyboru mamy trzy modele uprawnień, a mianowicie: standardowy, dla JST i grupy VAT oraz samofakturowania. Jeśli chodzi o model standardowy, podatnik ma możliwość nadania uprawnień do pracy w KSeF bezpośrednich (np. pracownikowi firmy) i pośrednich (innemu podmiotowi, np. pracownikowi biura rachunkowego). Jak można nadać uprawnienia w systemie wFirma? To zadanie jest bardzo proste. System wFirma pozwala na nadawanie lub odbieranie uprawnień, bez konieczności logowania się do Krajowego Systemu e-Faktur. Taka opcja dostępna jest w zakładkach Ustawienia – Faktury – E-faktury – Krajowy System e-Faktur – Nadawanie Uprawnień. W tym celu należy podać NIP lub numer PESEL użytkownika, opis uprawnień i określenie, czy uprawnienia nadawane są dla podmiotu, czy dla osoby fizycznej. Poza tym wybrać trzeba uprawnienia, które zostaną przydzielone i kliknąć przycisk Dodaj Uprawnienia. Jak widać, cały proces nie jest trudny i trwa zaledwie kilka chwil. Od kiedy zacznie obowiązywać konieczności korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur? Pamiętajmy o tym, że KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych (czyli po przekroczeniu 200 mln złotych obrotu w poprzednim roku) i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podmiotów. Data ta była już zmieniana kilka razy, jednak póki co wiadomo, że dalsze zmiany dotyczące wejścia w życie obowiązkowego KSeF nie są przewidywane.
– Materiał partnera