Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu umożliwiające jego użycie za granicą bez konieczności dodatkowej legalizacji. Stosowana jest w ponad 120 krajach należących do Konwencji Haskiej z 1961 roku.
Apostille – stosowana w krajach sygnatariuszach Konwencji Haskiej, gdzie poświadczenie dokumentu odbywa się wyłącznie w MSZ lub innym uprawnionym urzędzie.
Zwykła legalizacja – konieczna wtedy, gdy kraj docelowy nie podpisał Konwencji Haskiej. Obejmuje dodatkowy etap w postaci wizyty w placówce dyplomatycznej danego państwa, gdzie dokument zostaje oficjalnie poświadczony.
Apostille a legalizacja dokumentów
Klauzula apostille obowiązuje jedynie w państwach sygnatariuszach Konwencji Haskiej. W przypadku krajów nienależących do niej konieczna jest tradycyjna legalizacja dokumentu, która obejmuje jego poświadczenie w kraju wydania oraz w placówce konsularnej państwa docelowego.
W Polsce apostille nadaje głównie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, chociaż w przypadku niektórych dokumentów uprawnione są inne instytucje, np. Ministerstwo Edukacji i Nauki. Poświadczenie ma postać zadrukowanej naklejki z podpisem urzędnika, pieczęcią i hologramem.
Uproszczenia w Unii Europejskiej
Od 16 lutego 2019 roku Rozporządzenie (UE) 2016/1191 upraszcza wymogi dotyczące dokumentów urzędowych w UE. Znosi obowiązek apostille i legalizacji dla dokumentów wydanych w jednym państwie członkowskim i wykorzystywanych w innym. Dotyczy to m.in. dokumentów dotyczących stanu cywilnego, obywatelstwa, miejsca zamieszkania, adopcji czy zaświadczeń o niekaralności.
Apostille dokumentów w MSZ
Aby otrzymać apostille, należy złożyć wniosek wraz z oryginałem dokumentu i potwierdzeniem opłaty skarbowej. Można to zrobić:
· Osobiście – w MSZ lub odpowiednim urzędzie.
· Korespondencyjnie – wysyłając dokumenty pocztą.
· Przez pełnomocnika – na podstawie pisemnego upoważnienia.
Apostille nie jest wydawane na kserokopie ani wydruki z platformy ePUAP – wymagany jest oryginał dokumentu.
Apostille na dokumentach zagranicznych
Dokumenty wydane za granicą wymagają apostille nadanego przez właściwy urząd w kraju pochodzenia, np. tamtejsze Ministerstwo Spraw Zagranicznych lub sąd.
Apostille bardzo ułatwia międzynarodowy obrót dokumentami z uwagi na wyeliminowanie konieczności czasochłonnej legalizacji, jednak jej stosowanie zależy od przepisów danego państwa.
Dzięki apostille można znacznie skrócić czas i procedury związane z legalizacją dokumentów i jest to istotne szczególnie w sprawach urzędowych i biznesowych.
-Artykuł sponsorowany