Naturalnym jest, że Bydgoszcz jako największe miasto Kujaw i Pomorza, stanowi centrum biznesowe województwa. To właśnie tutaj wielu przedsiębiorców realizuje swoje wizje, ale również zmaga się z wieloma przyziemnymi problemami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przykład? Znalezienie dobrej księgowej. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który właśnie stoi przed decyzją o zmianie biura rachunkowego w Bydgoszczy – dowiedz się, na co polecają zwrócić uwagę eksperci.
Sygnały ostrzegawcze, których nie warto lekceważyć
Przedsiębiorcy mierzą się na co dzień z masą zadań do wykonania. Część z nich wynika z ustalonych wcześniej harmonogramów pracy, inne zaś pojawiają się niespodziewanie, w najmniej odpowiednim momencie. Nic więc dziwnego, że to, co jest możliwe, właściciele firm chętnie oddelegowują innymi pracownikom lub partnerom zewnętrznym, specjalizującym się w danej dziedzinie.
Do grupy osób odciążających przedsiębiorcę z pewnością należy księgowa. Zwykle właściciel, jak i jego pracownicy znają się na prowadzeniu biznesu, ale nie na księgowości, gdyż wymaga to specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. W takiej sytuacji znaczna większość poszukuje wsparcia w tym zakresie poza firmą. I tutaj pojawia się problem. Jaki?
Niestety w dzisiejszych czasach mierzymy się z coraz bardziej zauważalnym obniżeniem jakości oferowanych na rynku usług. Ma to swoje odzwierciedlenie w wielu branżach. Tak jak kupienie wadliwego, niedopracowanego produktu poskutkuje jedynie niezadowoleniem klienta i koniecznością zrealizowania zwrotu towaru, tak współpracowanie z nierzetelną firmą świadczącą usługi rachunkowe może nieść ze sobą naprawdę poważne reperkusje.
W związku z powyższym, obowiązkiem świadomego przedsiębiorcy jest na początku weryfikacja podmiotów, z którymi planuje nawiązać współpracę oraz kontrola działań w trakcie jej trwania – a więc szeroko pojęta czujność. Na co w takim razie warto zwrócić uwagę?
Oto kilka wskazówek ekspertów księgowych z Kancelarii Gospodarczej – to biuro rachunkowe w Bydgoszczy cieszące się zaufaniem wśród wielu przedsiębiorców z województwa kujawsko-pomorskiego.
Błędy i niedopatrzenia księgowej
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym, obok którego nie warto przechodzić obojętnie, są wszelkiego rodzaju zaniedbania osoby rozliczającej Twoją firmę. Nikt nie wymaga od właścicieli firm, aby nagle wykazywali się znajomością z zakresu rachunkowości i szczegółowo weryfikowali każdy krok księgowego. To zwyczajnie niemożliwe. Wystarczy wyczulenie na niedopatrzenia, które z czasem wyjdą na jaw i samoistnie zwrócą Twoją uwagę, notowanie nieterminowości czy też konieczności notorycznego przypominania o powierzonych zadaniach.
Tego typu zachowania zawsze niekorzystnie wpływają na relację biznesową, jednak gdy mówimy o postawach osób należących do biura rachunkowego obsługującego Twoją firmę, to sytuacja robi się znacznie bardziej poważna. W grę wchodzą nie tylko dobre relacje na linii zleceniodawca-usługodawca, ale również przyszłość Twojego biznesu bowiem księgowy odpowiada za szereg kluczowych kwestii formalnych. Dlatego też tak istotne jest, aby współpracować z biurem zrzeszającym rzetelnych, skrupulatnych i wykwalifikowanych profesjonalistów w tej dziedzinie, a nie korzystać z usług przypadkowych osób.
Brak aktualizacji wiedzy
Praca księgowego wymaga regularnego aktualizowania wiedzy. Wiąże się to z nieustannymi zmianami, jakie wprowadzane są w ustawodawstwie. Przepisy mają realny wpływ na działanie przedsiębiorstw, dlatego są absolutną podstawą do podejmowania decyzji biznesowych, a w tym decyzji dotyczących rozliczania firmy. Wniosek? Ich znajomość jest konieczna, a obowiązek ten spoczywa na biurze rachunkowym, z którego korzystasz.
Jeśli pojawi się sytuacja, w której przyłapiesz swojego księgowego na braku aktualnej wiedzy lub stosowaniu się nieaktualnych przepisów, to będzie to niewątpliwie sygnał ostrzegawczy, którego nie należy zbagatelizować. To po prostu nie powinno mieć miejsca i może nieść poważne konsekwencje prawne dla Twojego biznesu.
Problemy relacyjne i komunikacyjne
Rzetelność, skrupulatność oraz wiedza i doświadczenie to kwestie fundamentalne w owocnej współpracy z księgowym. Warto jednak zauważyć, że nie mniej istotne są umiejętności miękkie takiej osoby. Co się na nie składa? To kompetencje psychospołeczne takie jak zdolność słuchania, otwartość na rozmowę, samodyscyplina, kreatywność czy też asertywność. Krótko mówiąc – cechy związane z komunikowaniem interpersonalnym i budowaniem relacji.
Oczywiście ktoś mógłby powiedzieć, że ani księgowy, ani inny partner biznesowy to nie ma być osoba, z którą pragniemy się zaprzyjaźniać, więc po co zwracać uwagę na wyżej wspomniane kwestie. Jednak nie o to tu chodzi. Rozwinięte umiejętności miękkie będą przydatnym dodatkiem do zestawu cech twardych, czyli konkretnej, mierzalnej wiedzy księgowego. Będzie on uważnie rejestrował opisywane przez Ciebie plany na rozwój firm, będzie rozumiał Twoje obawy, lecz jednocześnie będzie go stać na krytyczną ocenę sytuacji i zaproponowanie adekwatnego rozwiązania, a do tego będzie potrafił dobrze zarządzać swoim czasem pracy oraz będzie w jasny i zrozumiały sposób raportował podjęte kroki. Brzmi dobrze, prawda?
Rzecz jasna, nie można popadać w skrajności – nie każdy będzie prezentował pełen wachlarz tego typu cech, a wciąż będzie dobry w swoim fachu. Warto jednak mieć na uwadze, że osoba całkowicie pozbawiona umiejętności miękkich prawdopodobnie będzie trudnym partnerem, a co za tym idzie – taka współpraca może negatywnie wpłynąć na Twój biznes.
Proces zmiany biura rachunkowego – przygotuj się!
W sytuacji, gdy Twoje aktualne biuro rachunkowe przestało spełniać oczekiwania i zapadnie decyzja o zmianie usługodawcy, należy w odpowiedni sposób przeprowadzić ten proces – tak, aby zachować ciągłość rozliczeń.
W pierwszym kroku warto zapoznać się z zapisami umowy dotyczącymi zakończenia współpracy, a w szczególności sprawdzić długość okresu wypowiedzenia, zweryfikować zakres świadczonych w tym czasie usług i obowiązków wobec rozwiązującego umowę klienta.
Jak to dalej się odbywa? Następujące kroki możemy podzielić na dwie kategorie: te, które należy dokonać z dotychczasowym biurem rachunkowym oraz te dotyczące nowego biura rachunkowego.
W pierwszej kolejności zadbaj o wypowiedzenie umowy w dogodnym dla Ciebie czasie, mając na uwadze okres wypowiedzenia. Kończąc współpracę, należy cofnąć wszelkiego rodzaju pełnomocnictwa przyznane na jej początku (do ZUS, urzędu skarbowego). Kolejne kroki obejmują odebranie dokumentacji księgowej oraz przekazanie ewidencji VAT, plików JPK VAT i wykazu środków trwałych. Ponadto poproś o potwierdzenie, że złożono w Twoim imieniu wszystkie konieczne deklaracje (w tym PIT Twój i Twoich pracowników).
Naturalnym powinno być jednoczesne rozpoczynanie współpracy z nowym biurem rachunkowym, aby zachować ciągłość pracy na rzecz Twojej firmy. W tym celu podpisz umowę, ustal zasady komunikacji, a następnie przekaż stosowne pełnomocnictwa niezbędne do reprezentowania Cię przed urzędami i udostępnij kompletną dokumentację potrzebną do dalszego rozliczania Twojej działalności.
Wybór nowego biura rachunkowego w Bydgoszczy – co jest ważne?
Ten artykuł ma na celu zwrócić uwagę przedsiębiorców na kwestie nie do końca oczywiste, aczkolwiek niezwykle istotne w kontekście doboru partnerów biznesowych, w tym biura rachunkowego w Bydgoszczy czy to w każdym innym mieście.
Każdy właściciel firmy chce dla swojego biznesu jak najlepiej, dlatego codziennie mierzy się z szeregiem mniej lub bardziej obciążających decyzji. Warto przy tym pamiętać, że wybór księgowego jest jednym z ważniejszych wyborów. Będąc odpowiednio przygotowanym, nie należy obawiać się podjęcia decyzji o współpracy z danym biurem. Jednak pamiętaj, aby nie tracić czujności. Zaufaj, ale trzymaj rękę na pulsie, a w razie wątpliwości czy nieporozumień – działaj. Komunikuj, wyjaśniaj i nie bój się zmiany.
Wybieraj, kierując się kilkoma prostymi zasadami:
- korzystaj z usług sprawdzonych, renomowanych firm księgowych, zatrudniających wykwalifikowanych pracowników – w razie wątpliwości zapytaj wprost o szkolenia, certyfikaty i doświadczenie;
- nie bój się reagować na sygnały ostrzegawcze, mogące negatywnie wpływać na obsługiwanie Twojej firmy – m.in. proponowanie działań niezgodnych z aktualnym stanem wiedzy czy notoryczne pomyłki bądź zaniedbania;
- nie bagatelizuj problemów komunikacyjnych, bo to na komunikacji opiera się relacja i sukces współpracy – interweniuj, jeśli czujesz się niewysłuchany, ignorowany, Twoje sugestie i potrzeby są bagatelizowane lub masz problem czysto techniczny ze sprawnym nawiązaniem kontaktu z osobą odpowiadającą za Twoje finanse.
Autor: Wiktor Soszyński – właściciel bydgoskiego biura rachunkowego, w branży księgowej od lat. Chętnie dzieli się z przedsiębiorcami swoimi przemyśleniami i sugestiami sformułowanymi na bazie zdobytego doświadczenia.
– Artykuł sponsorowany